Dịch vụ bảo hành sản phẩm đã không còn là khái niệm xa lạ đối với các cửa hàng kinh doanh đồ điện tử, đồ gia dụng, điện máy, máy lạnh,… Đây được xem là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo hiệu quả chăm sóc khách hàng cũng như đảm bảo quyền lợi của cửa hàng.
1. Dịch vụ bảo hành là gì?
Bảo hành được hiểu là việc khắc phục các lỗi hỏng hóc hay sự cố kỹ thuật xảy ra do lỗi của nhà sản xuất. Công tác bảo hành được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ bảo hành cũng như tiêu chuẩn bảo hành theo đúng quy định của nhà sản xuất.
Đây được xem như một dạng thỏa thuận hợp đồng liên quan đến việc bán một sản phẩm và đòi hỏi nhà sản xuất phải sửa chữa hay bồi thường cho bất kỳ hư hỏng nào liên quan đến nhà sản xuất trong giai đoạn bảo hành.
Thông thường, dịch vụ bảo hành thường sẽ đi kèm với sản phẩm khi khách hàng đã có giao dịch mua hàng. Nếu có vấn đề xảy ra thì trung tâm bảo hành sẽ là nơi có nhiệm vụ sửa chữa cũng như giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Và các chi phí sửa chữa sẽ không được tính đối với các sản phẩm đang trong thời hạn bảo hành.
Quản lý bảo hành sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng hoạt động như một hệ thống cảnh báo sớm, từ đó phát hiện ra các vấn đề về chất lượng sản phẩm. Việc quản lý dịch vụ bảo hành đúng cách sẽ là yếu tố vô cùng quan trọng để tăng sự tin tưởng và quyết định trở lại với cửa hàng của bạn lần sau hay không.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý bảo hành điện tử
Có thể nói, nhu cầu về bảo hành là vô cùng lớn và yêu cầu để được bảo hành cũng rất chặt chẽ. Do đó, việc quản lý bảo hành đúng cash không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng mà còn là cơ sở để giám sát quy trình bảo hành, sửa chữa.
– Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng: Một phần mềm quản lý bảo hành luôn có thể đảm bảo được khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng cũng như lịch sử mua hàng. Điều này giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được thời gian mua hàng cũng như thời hạn bảo hành đối với sản phẩm khách hàng đã mua để theo dõi, xứ lý và chăm sóc khách hàng sau bán thuận tiện hơn.
– Quản lý nhập, xuất hàng: Các sản phẩm khi được nhập, xuất kho sẽ được quản lý chặt chẽ theo đúng lô hàng serial cũng như giá thành chi tiết. Phần mềm quản lý bảo hành cũng cho phép chủ kinh doanh có thể quản lý toàn bộ nhà cung cấp cũng như quản lý công nợ cụ thể. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh đánh giá được chất lượng sản phẩm của từng nhà cung cấp cũng như đảm bảo được khả năng thanh toán công nợ đúng hạn.
– Quản lý bảo hành: Sau khi đơn hàng được xuất kho thành công, các phần mềm quản lý bảo hành sẽ tự động tạo ra các phiếu bảo hành tương ứng riêng biệt cho từng sản phẩm. Ngay với các sản phẩm không thuộc danh mục sản phẩm kinh doanh nhưng cửa hàng có thể sửa chữa.
3. Các tính năng quản lý bảo hành
3.1. Quản lý lịch sử mua hàng
Bằng việc ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, phần mềm quản lý bảo hành sẽ giúp cửa hàng lưu trữ toàn bộ hoạt động kinh doanh. Ngay cả khi mất Internet, chủ kinh doanh vẫn có thể thực hiện các hoạt động mua hàng và đồng bộ ngay khi có internet trở lại.
Đó là lý do mà khi muốn kiểm tra để thực hiện bảo hành, chủ kinh doanh và nhân viên hoàn toàn có thể theo dõi tất cả thông tin khách hàng, sản phẩm đã mua, chính sách bảo hành của sản phẩm để thực hiện tiếp nhận cũng như quản lý các yêu cầu sửa chữa của khách hàng.
Đặc biệt, việc lưu trữ và quản lý lịch sử mua hàng cũng giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được toàn bộ công nợ của khách hàng cũng nhưu phân nhóm để chăm sóc khách hàng mọt cách hiệu quả hơn.
3.2. Lập và quản lý phiếu bảo hành
Tại phần mềm quản lý bảo hành, sau khi mọi đơn hàng được xuất kho thành công thì phần mềm sẽ tự động tạo ra phiếu bảo hành tương ứng, riêng biệt cho từng serial sản phẩm.
Phiếu bảo hành sẽ bao gồm tên khách hàng, sản phẩm bảo hành cũng như ngày hẹn khách trả, nhân viên phụ trách để có thể nắm rõ được tình hình bảo hành cũng như quản lý toàn bộ hoạt động bảo hành một cách chi tiết, chính xác nhất.
Nếu có bất kỳ vấn đề liên quan trong quá trình bảo hành, chủ kinh doanh hoàn toàn có thể tìm kiếm nhanh và chỉnh sửa nếu cần thiết ngay tại phần mềm quản lý bảo hành để đảm bảo khả năng đối chiếu và tính chính xác tuyệt đối.
Chăm sóc khách hàng hiệu quả sau bán hàng, sau bảo hành
Với những tính năng đặc biệt, phần mềm quản lý bảo hành giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng phân nhóm khách hàng theo từng điều kiện cụ thể. Từ đó, thiết lập các chương trình chăm sóc khách hàng và Marketing phù hợp để nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng khả năng chuyển đổi cho các chương trình ưu đãi hay chiến dịch bán hàng đặc biệt.
Cửa hàng có thể đa dạng cách tiếp cận và truyề thông đến khách hàng của mình thông qua các kênh như SMS, Zalo, Facebook, Messenger. Tùy vào đặc thù kinh doanh và tệp khách hàng mà chủ kinh doanh có thể lựa chọn kênh gửi tin nhắn phù hợp để đảm bảo khả năng tiếp cận, tương tác và chuyển đổi tốt nhất.
