Trong thời đại công nghệ số, phần mềm quản lý bảo hành điện tử đang dần trở thành xu hướng phổ biến thay thế cho phương thức quản lý bảo hành truyền thống bằng giấy tờ. Vậy phần mềm bảo hành điện tử là gì và có những lợi ích gì?
Phần mềm bảo hành điện tử là gì?
Phần mềm bảo hành điện tử là một hệ thống phần mềm sử dụng công nghệ điện tử để quản lý quá trình bảo hành sản phẩm (phần mềm bảo hành điện tử, tem bảo hành điện tử, App bảo hành).
Lợi ích của phần mềm quản lý bảo hành điện tử
Phần mềm quản lý bảo hành điện tử giúp doanh nghiệp quản lý quy trình bảo hành một cách chuyên nghiệp, hiện đại. Phần mềm này giúp doanh nghiệp:
- Thống nhất dữ liệu từ bộ phận bán hàng và bộ phận bảo hành.
- Quản lý tập trung thông tin
- Tăng cường trao đổi và hỗ trợ giữa các nhân viên và bộ phận.
- Cung cấp hệ thống báo cáo thời gian thực.
- Tùy chỉnh phần mềm khi cần thiết.
Các chức năng của phần mềm
- Quản lý các thông tin bảo hành của sản phẩm: bao gồm số serial, ngày bảo hành, ngày hết hạn bảo hành,…
- Theo dõi các yêu cầu bảo hành của khách hàng: bao gồm ngày yêu cầu, lý do yêu cầu, tình trạng yêu cầu,…
- Xử lý các yêu cầu bảo hành của khách hàng: bao gồm gửi các linh kiện, thiết bị thay thế,…
- Gửi các thông báo cho khách hàng về tình trạng bảo hành của sản phẩm: bao gồm ngày nhận sản phẩm, ngày gửi sản phẩm,…
- Tạo các báo cáo về tình trạng bảo hành của sản phẩm: bao gồm số lượng sản phẩm bảo hành, số lượng sản phẩm đã được sửa chữa,…
Quy trình bảo hành trực tuyến sản phẩm
Bảo hành trực tuyến hay bảo hành điện tử là một hình thức bảo hành sản phẩm thông qua hệ thống điện tử.
Thay vì sử dụng giấy tờ bảo hành truyền thống, người dùng sẽ sử dụng các phương pháp điện tử để kích hoạt bảo hành, gửi yêu cầu bảo hành, và xử lý yêu cầu bảo hành thông qua tem bảo hành điện tử được dán trên sản phẩm.
Các phương thức kích hoạt bảo hành trực tuyến
Để kích hoạt bảo hành cho sản phẩm, người tiêu dùng có thể thực hiện 1 trong 3 phương thức kích hoạt: Kích hoạt bằng tin nhắn SMS, kích hoạt thông qua quét mã QR, kích hoạt thông qua Website bảo hành
Cụ thể:
- Nhắn tin SMS: Người dùng gửi tin nhắn SMS theo cú pháp hướng dẫn để kích hoạt bảo hành.
- Quét mã QR C code: Người dùng quét mã QR Code trên tem bảo hành điện tử để kích hoạt bảo hành.
- Kích hoạt thông qua website bảo hành: Người dùng truy cập website bảo hành để đăng ký bảo hành.
- Sử dụng ứng dụng bảo hành: Người dùng tải và cài đặt ứng dụng bảo hành để đăng ký bảo hành
Gửi yêu cầu bảo hành sản phẩm
Khách hàng có thể yêu cầu bảo hành sản phẩm trực tuyến một cách đơn giản thông qua phương thức bảo hành điện tử.
Để thực hiện, khách hàng chỉ cần truy cập website bảo hành của doanh nghiệp, chọn mục “Yêu cầu bảo hành” và nhập các thông tin sau:
- Thông tin liên hệ: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Mô tả lỗi của sản phẩm: Mô tả chi tiết lỗi mà sản phẩm đang gặp phải.
- Ảnh chụp lỗi sản phẩm: Nếu có thể, khách hàng nên chụp ảnh lỗi sản phẩm để hỗ trợ quá trình xử lý yêu cầu bảo hành.
Sau khi gửi yêu cầu bảo hành thành công, khách hàng sẽ nhận được thông báo xác nhận qua Zalo hoặc tin nhắn SMS.
Ưu điểm của phương thức này:
- Thuận tiện: Khách hàng có thể yêu cầu bảo hành sản phẩm mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet.
- Nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể tiếp nhận và xử lý yêu cầu bảo hành nhanh chóng.
- Tiết kiệm chi phí: Khách hàng không cần phải mang sản phẩm đến trung tâm bảo hành, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Xử lý yêu cầu bảo hành
Doanh nghiệp tiếp nhận yêu cầu bảo hành điện tử thông qua hệ thống phần mềm bảo hành điện tử.
Hệ thống này sẽ tự động tiếp nhận yêu cầu bảo hành từ khách hàng và gửi thông báo đến bộ phận bảo hành (tùy chỉnh đơn vị tiếp nhận thông tin theo quy trình hoạt động của doanh nghiệp).
Cụ thể quy trình hoạt động:
Bước 1: Khách hàng gửi yêu cầu bảo hành sản phẩm
Bước 2: Hệ thống tự động tiếp nhận yêu cầu và lưu trữ thông tin bảo hành.
Hệ thống phần mềm bảo hành điện tử sẽ tự động lưu trữ các thông tin về yêu cầu bảo hành, bao gồm:
- Thông tin khách hàng: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Mô tả lỗi của sản phẩm: Mô tả chi tiết lỗi mà sản phẩm đang gặp phải.
- Ảnh chụp lỗi sản phẩm: Nếu có thể, khách hàng nên chụp ảnh lỗi sản phẩm để hỗ trợ quá trình xử lý yêu cầu bảo hành.
Bước 3: Hệ thống tự động tạo phiếu bảo hành.
Thông tin phiếu bảo hành đầy đủ các thông tin:
- Mã phiếu yêu cầu bảo hành.
- Thông tin khách hàng.
- Ngày tạo phiếu.
- Mô tả lỗi của sản phẩm.
- Ảnh chụp lỗi sản phẩm.
- Các thông tin khác (cầu hình theo nhu cầu của doanh nghiệp)
Bước 4: Bộ phận bảo hành tiếp nhận thông tin yêu cầu bảo hành.
Bước 5: Liên hệ với khách hàng để xác nhận thông tin (nếu cần).
Bước 6: Xử lý yêu cầu bảo hành.
Bước 7: Cập nhật trạng thái bảo hành trên hệ thống.
App quản lý bảo hành điện tử
Danh sách các chức năng cơ bản của App Bảo hành điện tử đã phát triển và triển khai thực tế đến nhiều đối tác, bao gồm:
- Giao diện trang chủ và các trang khác trên App
- Thành viên – Đại lý (có phân thành 2 cấp) – Cộng tác viên
- Phân nhóm – Phân quyền
- Kích hoạt bảo hành: nhập text hoặc quét: QR, Barcode, hình ảnh.
- Thông tin lịch sử kích hoạt hoặc tra cứu bảo hành điện tử.
- Chương trình dành cho Đại lý tích điểm, thưởng tiền
- Báo lỗi hư hỏng, danh sách, tình trạng, lịch sử sửa chữa
- Thông tin sản phẩm, khách hàng.
- Hướng dẫn, chính sách, tin tức.
- Thông báo Notification
- Hình ảnh, Slide.
- Báo cáo – Thống kê.
Ngoài các chức năng cơ bản, ứng dụng cũng sẽ phát triển và nâng cấp theo yêu cầu – cũng như hoàn thiện những vấn đề về bảo mật thông tin cho khách hàng.
Website bảo hành điện tử
Phần mềm Bảo hành điện tử gồm các chức năng quản trị để đáp ứng nhu cầu quản trị bảo hành – bảo trì cho sản phẩm khi Doanh nghiệp triển khai bảo hành điện tử bằng hình thức App hoặc website,SMS, Tem, QR Code…
Chức năng chính của gói Phần mềm Bảo hành điện tử sẽ bao gồm đầy đủ các yêu cầu để triển khai thành công hệ thống bảo hành cho doanh nghiệp:
- Quản lý danh sách đại lý, cửa hàng, mở rộng việc đăng ký sử dụng hệ thống trên toàn quốc.
- Quản lý thông tin sản phẩm theo Hãng, Model, Lô.
- Quản lý danh sách sản phẩm theo Serial, tự tạo danh sách Serial theo yêu cầu, xuất file excel để in tem bảo hành dán lên sản phẩm.
- Quản lý mã QR Code, tự tạo mã QR theo yêu cầu và theo website của doanh nghiệp
- Quản lý PIN hoặc Code để in tem bảo hành điện tử có tích hợp SMS.
- Quản lý xuất kho cho đại lý, cửa hàng trên toàn quốc.
- Quản lý tích điểm, tích tiền cho đại lý – Thực hiện đổi quà từ điểm và đối soát doanh thu cho Đại lý….
Quy trình triển khai bảo hành điện tử diễn ra như thế nào?
Phương án 1: Triển khai thông qua website
Xây dựng hệ thống website cho từng doanh nghiệp để khách hàng có thể truy cập và thực hiện thao tác như: kiểm tra, kích hoạt hoặc báo lỗi,…các vấn đề liên quan đến bảo hành.
- Cập nhật phần mềm vào domain của từng doanh nghiệp. VD: baohanh.bluedata.com
- Cập nhật thông tin trên giao diện của website theo biểu mẫu của công ty.
Phương án 2: Triển khai trên Website và SMS
Kết hợp sử dụng kích hoạt bảo hành điện tử thông quan nhắn tin SMS và tra cứu thông tin trên giao diện của Website.
Khách hàng sẽ sử dụng điện thoại để nhắn tin SMS kích hoạt bảo hành điện tử. Hệ thống sẽ tích hợp tổng đài SMS để quản lý, gửi thông báo trả lời khi khách hàng nhắn tin kiểm tra, kích hoạt bảo hành cho sản phẩm. Sau đó để tra cứu thông tin khách hàng chỉ cần truy cập vào website và thực hiện các thao tác như phương án 1.
Phương án 3: Triển khai bằng QR code
Khách hàng chỉ cần quét mã QR code trên tem bảo hành điện tử QR code là có thể kích hoạt bảo hành điện tử. Hệ thống tự động ghi nhận thông tin và lưu trữ thông tin, do đó để kiểm tra thông tin chỉ cần truy cập vào website và tra cứu.
Phương án 4: Triển khai bảo hành điện tử bằng tem SMS kết hợp QR code
Phương thức này thường áp dụng cho các sản phẩm không có mã định danh:
- Hệ thống sẽ cung cấp chức năng quản lý mã PIN theo dạng ngẫu nhiên để thực hiện in tem bảo hành điện tử.
- Xuất danh sách mã PIN bằng file excel để in tem bảo hành SMS.
- Tích hợp sẵn tổng đài SMS và lưu trữ tin nhắn bảo hành bằng SMS.
- Truy xuất và tra cứu sản phẩm bằng QR Code.
- Mẫu tem bảo hành điện tử tích hợp SMS
Phương án 5: Triển khai bằng App bảo hành điện tử
Phát triển ứng dụng bảo hành điện tử riêng cho doanh nghiệp nhằm thực hiện việc quản lý bảo hành điện tử bằng APP trên di động. Với ứng dụng trên di động, doanh nghiệp có thể chủ động triển khai mô hình bảo hành điện tử theo hệ thống từ Công ty, Đại lý, Kỹ thuật, Trạm bảo hành và Người tiêu dùng:
- Phát hành trên hai nền tảng Android của Google và iOS của Apple
- Tích hợp tính năng thông báo miễn phí.
- Mẫu giao diện phác thảo của App bảo hành điện tử
Kết luận
Nếu bạn đang tìm kiếm cách nâng cao hiệu quả quản lý bảo hành và tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn cho doanh nghiệp điện tử của mình, thì phần mềm quản lý bảo hành điện tử Bluedata là giải pháp mà bạn đang cần!
Hãy đầu tư vào phần mềm quản lý bảo hành điện tử và tận hưởng những lợi ích mà nó mang lại. Bắt đầu cuộc hành trình tối ưu hoá ngay hôm nay và cùng chúng tôi xây dựng một doanh nghiệp thành công với trải nghiệm khách hàng xuất sắc.
